Facturatie beheren in België: e-facturen controleren vóór boeking of betaling

Wie zijn facturatie goed wil beheren, controleert elke ontvangen e-factuur vóór ze wordt geboekt of betaald. Kijk niet alleen of het bedrag aannemelijk lijkt. Controleer ook of het gestructureerde bestand technisch klopt, of de leverancier actief is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en of het btw-nummer geldig is volgens VIES.

MaFactureOK helpt bij die controle. U kunt een Peppol BIS-, UBL-, CII- of Factur-X-bestand neerzetten en krijgt een leesbaar resultaat. Het bestand wordt na de analyse verwijderd. MaFactureOK is geen boekhoudpakket en geen Peppol-dienstverlener: het verzendt, ontvangt en bewaart uw facturen niet.

Facturatie beheren betekent meer dan facturen maken

Veel software gebruikt de woorden « facturatie beheren » voor het opmaken en verzenden van verkoopfacturen. Voor een onderneming omvat goed factuurbeheer minstens vier aparte taken:

1. verkoopfacturen correct opmaken en verzenden;
2. aankoopfacturen ontvangen en controleren;
3. goedgekeurde documenten boeken, betalen en bewaren;
4. fouten, creditnota's en betwistingen opvolgen.

Een programma kan de eerste stap perfect uitvoeren en toch weinig controleren aan de aankoopzijde. Een ontvangen factuur kan technisch onjuist zijn, een verkeerd btw-nummer bevatten of afkomstig lijken van een onderneming die niet meer actief is. Daarom hoort een controle vóór boeking en betaling bij het proces.

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor de meeste binnenlandse B2B-handelingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Volgens de officiële informatie over de Belgische verplichting volstaat een pdf per e-mail voor die transacties niet meer.

Wat moet u bij een ontvangen e-factuur controleren?

Een bruikbare controle bestaat uit drie lagen. Ze beantwoorden elk een andere vraag.

1. Is het elektronische bestand technisch correct?

Een gestructureerde factuur bevat gegevens die software rechtstreeks kan lezen. Bij Peppol wordt meestal UBL gebruikt volgens Peppol BIS Billing 3. Andere afspraken kunnen op EN 16931 steunen. Factur-X combineert een leesbare pdf met ingebedde gestructureerde gegevens.

De technische controle kijkt onder meer naar:

• het werkelijke formaat en het aangegeven profiel;
• de verplichte velden;
• de samenhang tussen lijnen, belastinggrondslagen, btw en totalen;
• toegelaten codes voor valuta, eenheden en btw-categorieën;
• de regels van EN 16931 en, wanneer van toepassing, Peppol BIS Billing 3.

Een bestand dat op het scherm leesbaar is, kan nog altijd structurele fouten bevatten. Omgekeerd zegt een technisch geldig bestand niets over de werkelijkheid van de levering.

2. Bestaat de leverancier en is hij actief?

Controleer het Belgische ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. De KBO kan onder meer de administratieve toestand, officiële benamingen en het adres tonen.

Een actieve inschrijving bewijst niet dat deze onderneming de concrete factuur heeft uitgereikt. Ze is wel een belangrijke eerste controle. Een stopgezette onderneming, een onbekend nummer of een naam die niet overeenkomt met het register verdient aandacht vóór betaling.

Met Onderneming controleren kunt u een Belgisch ondernemingsnummer rechtstreeks opzoeken. Het resultaat vermeldt de bron en de datum van de controle.

3. Is het btw-nummer geldig?

Het bestaan van een onderneming en de geldigheid van haar btw-nummer zijn twee verschillende zaken. Een onderneming kan actief zijn zonder dat het opgegeven nummer op dat moment geldig is voor intracommunautaire handelingen.

VIES is de Europese dienst waarmee een btw-nummer wordt gecontroleerd. Een tijdelijke storing moet worden getoond als « niet gecontroleerd », niet als « ongeldig ». U kunt een Belgisch of Frans nummer afzonderlijk controleren via Btw-nummer controleren.

Een praktisch proces in zeven stappen

Een klein bedrijf heeft geen ingewikkeld controlesysteem nodig. Een vast proces met duidelijke verantwoordelijkheden is belangrijker.

Stap 1: bewaar het originele gestructureerde bestand

Bewaar niet alleen een schermafbeelding of een gegenereerde pdf. Voor een Peppol- of UBL-factuur is het gestructureerde bestand het document dat uw software heeft ontvangen. De officiële Belgische FAQ legt uit dat de gestructureerde factuur gedurende de bewaartermijn beschikbaar moet blijven en leesbaar moet kunnen worden weergegeven.

Stap 2: herken de leverancier

Vergelijk het ondernemingsnummer, de officiële naam, het adres en het btw-nummer met uw leveranciersfiche. Laat een wijziging van bankrekening nooit automatisch goedkeuren omdat de overige gegevens kloppen.

Stap 3: voer de technische controle uit

Controleer of het bestand voldoet aan het profiel dat het zelf aangeeft. Gebruik voor een Belgische Peppol-factuur niet zomaar regels die alleen voor Franse facturen gelden.

Via Factuur controleren controleert MaFactureOK Peppol BIS Billing 3, UBL, CII en Factur-X. Het resultaat maakt onderscheid tussen een fout, een aandachtspunt en een externe dienst die tijdelijk niet beschikbaar is.

Stap 4: controleer KBO en VIES

Doe dit zeker bij een nieuwe leverancier, een gewijzigde identiteit, een ongebruikelijke factuur of een leverancier waarmee u lang niet hebt gewerkt. Leg vast wanneer de controle werd uitgevoerd en welke bron antwoordde.

Stap 5: controleer de zakelijke werkelijkheid

Vergelijk de factuur met de bestelling, overeenkomst, levering, prestatie en interne goedkeuring. Geen enkele technische validator kan bevestigen dat de goederen werkelijk zijn geleverd of dat de vermelde bankrekening aan de leverancier toebehoort.

Stap 6: boek of blokkeer de factuur

Maak de uitkomst operationeel. Een correcte factuur kan naar de boekhouding. Een onduidelijk punt gaat naar een medewerker. Een duidelijke fout of onbekende leverancier wordt geblokkeerd tot er een verklaring of gecorrigeerde factuur is.

Stap 7: bewaar bewijs van beslissing en correctie

Bewaar het originele bestand, de leesbare weergave, de goedkeuring en eventuele communicatie over een correctie. Overschrijf een ontvangen document niet met een lokaal aangepaste versie.

Wat controleert MaFactureOK precies?

MaFactureOK is een onafhankelijke voorcontrole vóór boeking, betaling of verdere verwerking.

Het controleert:

• Peppol BIS Billing 3, UBL, CII en Factur-X;
• structuur, verplichte gegevens, berekeningen en toepasselijke technische regels;
• een Belgisch ondernemingsnummer bij de KBO;
• een Belgisch of Frans btw-nummer via VIES;
• de datum van een eventuele stopzetting tegenover de factuurdatum, wanneer de bron die informatie levert.

Het controleert niet:

• of een levering of prestatie werkelijk heeft plaatsgevonden;
• of het btw-tarief inhoudelijk juist is voor uw concrete product of dienst;
• wie eigenaar is van de bankrekening;
• de solvabiliteit van de leverancier;
• de inschrijving van de onderneming op Peppol;
• de controles die uw eigen boekhoudpakket of Peppol-dienstverlener nog uitvoert.

De volledige afbakening staat op Wat wij controleren.

Wanneer is een extra controle het belangrijkst?

Controleer niet alleen de grootste facturen. Fraude en invoerfouten vallen vaak op door een verandering in een bestaand patroon.

Een extra controle is verstandig wanneer:

• u voor het eerst met een leverancier werkt;
• naam, adres, ondernemingsnummer of btw-nummer is gewijzigd;
• een vertrouwde leverancier plots een andere bankrekening gebruikt;
• de factuurdatum na een officiële stopzettingsdatum ligt;
• de bedragen of btw afwijken van de bestelling;
• het document buiten uw normale ontvangstkanaal aankomt;
• uw software een technisch bericht toont dat niemand begrijpt.

Neem bij een nieuwe bankrekening contact op via een telefoonnummer of contactpersoon die u al kende. Gebruik niet uitsluitend de contactgegevens uit het bericht dat de wijziging aankondigt.

Facturatie beheren met software: welke functies zijn echt nodig?

Een oplossing voor factuurbeheer hoeft niet alles zelf te doen, maar de hele keten moet wel sluitend zijn. Controleer vóór u software kiest of uw proces deze functies dekt:

• verzenden en ontvangen via het gekozen Peppol-aansluitpunt;
• toegang tot het originele gestructureerde bestand;
• leesbare weergave zonder gegevens te wijzigen;
• technische validatie met zichtbare regels en versies;
• leverancierscontrole en btw-controle;
• rollen voor invoer, goedkeuring en betaling;
• behandeling van fouten, weigeringen en creditnota's;
• export naar boekhouding en archief;
• een volledig logboek van statussen en acties.

MaFactureOK vult vooral de onafhankelijke controle in. Uw facturatie- of boekhoudsoftware blijft verantwoordelijk voor opmaak, ontvangst, verzending, boeking, betaling en bewaring.

Veelgestelde vragen

Is een pdf-factuur nog voldoende tussen Belgische ondernemingen?

Voor de meeste binnenlandse B2B-handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet. Sinds 1 januari 2026 is een gestructureerde elektronische factuur verplicht. Een vrijwillige pdf-weergave kan nuttig blijven voor de leesbaarheid, maar vervangt het gestructureerde bestand niet.

Verstuurt MaFactureOK facturen via Peppol?

Nee. MaFactureOK is geen Peppol-dienstverlener. Het controleert een bestand dat u aanlevert, maar verstuurt of ontvangt geen facturen namens uw onderneming.

Wordt mijn factuur bewaard?

Nee. Het bestand wordt voor de analyse verwerkt en daarna verwijderd. Openbare antwoorden van ondernemingsregisters kunnen gedurende een beperkte periode in een gedeelde cache blijven, zonder de factuur of uw sessie eraan te koppelen.

Is een geldige Peppol-factuur automatisch veilig om te betalen?

Nee. Technische conformiteit bewijst niet dat de levering echt is, dat de bankrekening bij de leverancier hoort of dat er geen identiteitsfraude is. Combineer de bestandscontrole met uw bestelling, ontvangstbewijs en interne goedkeuring.

Is een actief ondernemingsnummer hetzelfde als een geldig btw-nummer?

Nee. De KBO geeft informatie over de onderneming. VIES antwoordt over het btw-nummer. Daarom worden beide controles afzonderlijk uitgevoerd en afzonderlijk getoond.

Reikwijdte en beperkingen

MaFactureOK geeft een technische voorcontrole op basis van de vermelde versies van de referentiekaders en gedateerde antwoorden van officiële registers. Het is geen Peppol-dienstverlener, boekhoudpakket, certificeringsinstantie of juridisch advies. Een positief resultaat vervangt niet de controles van uw softwareleverancier, accountant of Peppol-dienstverlener.