Wat wij controleren voor een Nederlandse factuur, en wat niet
Drie blokken: het document, de ondernemingen, de officiële signalen. Elk met zijn bron en zijn datum.
Het document
- Een factuur of creditnota Peppol BIS Billing 3 (UBL): schema, EN 16931-regels, Peppol-regels en de Nederlandse regels NL-R-001 tot NL-R-009 van de vastgelegde versie, vermeld op elk rapport.
- Een UBL of CII EN 16931 uitgereikt door een Nederlandse leverancier zonder Peppol-declaratie: EN 16931-regels; de Franse regels gelden niet en worden als niet van toepassing aangeduid.
- Een Factur-X of een factuur van een Franse leverancier: Franse regels van het FNFE-pakket, zoals op de Franse site.
- Een gewone pdf: geen gestructureerde gegevens, dus geen technische controle; de controle van de onderneming blijft handmatig mogelijk.
De ondernemingen
- Nederlandse onderneming: alleen het btw-nummer, bij de Europese dienst VIES. De controle van het KVK-nummer wordt nog niet aangeboden: de gratis open bron van de KVK laat geen betrouwbare dienst toe, en wij gebruiken geen betaalde bron.
- Belgische onderneming: ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen; Franse onderneming: SIREN of SIRET in het Sirene-register.
- Btw-nummer: Europese dienst VIES, afzonderlijk; een actieve onderneming is niet noodzakelijk btw-plichtig.
- Elk antwoord vermeldt zijn bron, de datum van de controle en, als de bron ze geeft, de datum van zijn gegevens; een gegeven geleverd tijdens een storing wordt als zodanig gemarkeerd.
De officiële signalen
- Status van de inschrijving in het Belgische of Franse register, en de eventuele stopzettingsdatum, vergeleken met de factuurdatum.
- Rechtstoestanden en ambtshalve doorhalingen gemeld door de Kruispuntbank van Ondernemingen, getoond zoals ze zijn.
- Geldigheid van het btw-nummer bij VIES: geldig, ongeldig of niet beschikbaar, met datum.
Wat wij niet controleren
- De inschrijving, de naam en het adres van een Nederlandse onderneming bij de KVK: nog niet aangeboden.
- De werkelijkheid van de levering of de prestatie, en het toepasselijke btw-tarief.
- De eigendom van de bankrekening en de solvabiliteit van de onderneming.
- De registratie van de onderneming in het Peppol-netwerk en haar dienstverlener: wij verzenden geen enkele factuur.
Vastgelegd referentiekader: FNFE France RFE 1.4.0.03, Factur-X 1.09.2, AFNOR XP Z12-012 1.4, EN 16931 (artefacts européens, corpus de test) 1.3.16, Peppol BIS Billing 3.0 (factures et avoirs belges) 3.0.21.