Conservation des factures électroniques : 6 ans, 10 ans et format original

En pratique, conservez chaque facture électronique pendant 10 ans et gardez toujours le fichier électronique original. Pour un Factur-X, il s’agit du PDF/A-3 complet avec son XML intégré. Pour une facture UBL ou CII, il s’agit du fichier XML reçu ou émis. Une impression, une capture d’écran ou un PDF fabriqué à partir du XML ne remplace pas cet original.

Pourquoi parle-t-on parfois de 6 ans et parfois de 10 ans ? Au 3 octobre 2026, le délai fiscal général est encore de 6 ans, tandis que le Code de commerce impose 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives. Une nouvelle version de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales porte aussi le délai fiscal général à 10 ans à compter du 1er janvier 2027.

La réponse en une minute

| Question | Réponse pratique | |---|---| | Combien de temps conserver une facture ? | 10 ans pour couvrir l’obligation comptable et commerciale, ainsi que le nouveau délai fiscal applicable à partir de 2027 | | Quel fichier conserver ? | Le fichier électronique original reçu ou émis, sans le modifier | | Un PDF visible suffit-il ? | Non si l’original est un XML UBL ou CII, ou si le PDF a perdu le XML intégré du Factur-X | | Une plateforme agréée conserve-t-elle tout pour moi ? | Pas automatiquement. Vérifiez le contrat, la durée, les formats exportables et les conditions de récupération | | Que faut-il pouvoir faire en cas de contrôle ? | Retrouver rapidement la facture complète, la lire, la télécharger et démontrer qu’elle n’a pas été altérée |

La règle simple est donc : archivez l’original complet, pendant 10 ans, dans un système qui permet de le retrouver et de le restituer sans altération.

Pourquoi les textes parlent-ils de 6 ans et de 10 ans ?

Les deux durées ne viennent pas du même texte.

Le délai fiscal est encore de 6 ans en 2026

L’article L102 B du Livre des procédures fiscales, dans sa version en vigueur au 3 octobre 2026, impose de conserver pendant 6 ans les livres, registres, documents et pièces sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de contrôle. Lorsque ces éléments sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme.

Le point de départ n’est pas toujours le jour où vous rangez le fichier. Le texte vise la date de la dernière opération mentionnée dans les livres ou registres, ou la date à laquelle le document a été établi. Pour éviter une suppression trop précoce, une politique d’archivage doit calculer l’échéance à partir de la bonne date et tenir compte de l’exercice comptable.

Le Code de commerce impose 10 ans

L’article L123-22 du Code de commerce prévoit que les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans. Service Public cite explicitement les factures clients et fournisseurs parmi ces pièces justificatives, avec un délai calculé à partir de la clôture de l’exercice.

Une entreprise ne doit donc pas supprimer une facture après 6 ans en considérant que toute obligation a disparu. La facture reste une pièce comptable soumise au délai de 10 ans.

Le délai fiscal passe aussi à 10 ans en 2027

La version de l’article L102 B applicable à partir du 1er janvier 2027 porte le délai fiscal général de 6 à 10 ans. Cette évolution rapproche le délai fiscal du délai commercial déjà connu des entreprises.

La politique la plus lisible consiste à retenir 10 ans pour l’ensemble des factures clients et fournisseurs, sauf si une règle particulière impose une conservation plus longue. Votre expert-comptable ou votre conseil peut adapter ce délai à votre activité, à un litige en cours ou à une opération spécifique.

Quel format faut-il réellement conserver ?

La conservation ne consiste pas seulement à garder une image lisible de la facture. Il faut préserver le fichier qui a été effectivement émis ou reçu.

| Format reçu ou émis | Original à archiver | Ce qui ne suffit pas seul | |---|---|---| | Factur-X | Le PDF/A-3 complet avec le XML embarqué et ses métadonnées | Une impression, une capture ou un PDF réenregistré sans le XML | | UBL | Le fichier XML UBL original | Un rendu PDF généré pour la lecture | | CII | Le fichier XML CII original | Une copie PDF ou un tableau exporté | | Facture signée électroniquement | La facture, la signature et les éléments nécessaires à sa vérification | Le document visuel sans sa signature ni son certificat associé |

Le BOFiP précise qu’une entreprise qui reçoit une facture XML doit la conserver dans ce format. Elle peut créer un PDF pour son usage interne, mais seulement si elle garde en parallèle l’original XML.

Cette distinction est fondamentale. Le PDF sert souvent à lire la facture, tandis que le XML porte les données structurées traitées par le logiciel et la plateforme. Une conversion peut perdre un identifiant, une ligne, un code de TVA, une référence ou une information technique utile au contrôle.

Notre guide Factur-X, UBL, CII : quel format choisir ? explique la structure de ces trois formats.

Pour un Factur-X, conservez le fichier complet

Un Factur-X est un document hybride. Il associe une représentation PDF lisible et un XML structuré intégré au fichier. Ces deux couches appartiennent au même original.

Extraire uniquement le PDF visible, imprimer le document, le scanner ou utiliser une fonction d’impression vers PDF peut supprimer le XML et certaines métadonnées. Le nouveau fichier ressemble alors à la facture, mais il ne s’agit plus nécessairement du Factur-X original.

La bonne méthode est de conserver le fichier reçu de la plateforme ou produit par votre logiciel, sans le réenregistrer. Vous pouvez générer une copie de consultation, mais elle doit rester clairement distincte de l’original archivé.

Si vous doutez d’un fichier, vérifiez la facture électronique avant de l’archiver. Le contrôle permet notamment de détecter la présence du XML, son profil et certaines incohérences entre les données.

Une plateforme agréée remplace-t-elle votre archive ?

Une plateforme agréée assure la transmission et les fonctions prévues par la réforme. Elle peut aussi proposer un service d’archivage, mais ce service dépend de son contrat et de ses caractéristiques.

Avant de vous reposer sur une plateforme, vérifiez au minimum :

1. la durée exacte de conservation incluse ;
2. le maintien de l’accès après résiliation ;
3. la possibilité d’exporter les fichiers originaux en masse ;
4. la restitution des Factur-X sans perte du XML ;
5. la restitution des UBL et CII dans leur format original ;
6. les délais de récupération en cas de contrôle ;
7. la localisation du stockage et les conditions d’accès de l’administration ;
8. les sauvegardes, la traçabilité et les garanties contre l’altération.

Une simple mention « historique disponible » ne répond pas à toutes ces questions. Un portail peut afficher une facture sans permettre de télécharger son fichier original. Il peut aussi limiter l’historique après la fin du contrat.

Prévoyez donc un export périodique vers une archive sous votre contrôle, ou un service d’archivage dont les engagements contractuels couvrent clairement vos besoins.

Stocker n’est pas archiver

Un dossier partagé ou une boîte mail peut contenir les factures, mais il ne constitue pas automatiquement une archive fiable.

Un dispositif d’archivage opérationnel doit permettre de :

• conserver le fichier original sans modification ;
• empêcher ou détecter les suppressions et altérations ;
• retrouver une facture par numéro, date, fournisseur, client ou montant ;
• maintenir la lisibilité malgré les changements de logiciels ;
• restaurer les fichiers après une panne ou une erreur humaine ;
• limiter l’accès aux personnes autorisées ;
• exporter rapidement les documents demandés lors d’un contrôle.

Les sauvegardes sont indispensables, mais elles ne remplacent pas l’archive. Une sauvegarde sert d’abord à remettre un système en état. Une archive sert à conserver une preuve identifiable, durable et consultable pendant une période déterminée.

Comment organiser une archive simple dans une TPE ou une PME ?

Vous n’avez pas besoin de multiplier les outils pour mettre en place une première organisation solide.

1. Centralisez les originaux

Choisissez un emplacement officiel pour les factures reçues et un autre pour les factures émises. Évitez que l’unique copie reste dans la boîte mail d’un salarié, dans un dossier de téléchargement ou sur le portail d’un fournisseur.

2. Conservez les formats sans les transformer

Rangez le Factur-X, l’UBL ou le CII tel qu’il a été reçu. Si votre équipe souhaite une version PDF de lecture, conservez-la comme copie, pas comme remplacement.

3. Utilisez un nom de fichier stable

Le nom peut contenir la date, le numéro de facture et un identifiant de partie. Il facilite la recherche, mais il ne doit jamais être la seule source d’information. Les données structurées et l’index de l’archive restent prioritaires.

4. Protégez l’archive

Limitez les droits de suppression, conservez un historique des opérations et effectuez des sauvegardes sur un emplacement distinct. Testez régulièrement la restauration de quelques fichiers.

5. Vérifiez la restitution

Chaque année, sélectionnez plusieurs factures anciennes. Téléchargez-les, ouvrez-les et contrôlez que leur structure est intacte. Un fichier présent mais illisible ne répond pas au besoin.

6. Documentez la procédure

Indiquez qui archive, qui peut supprimer, comment une facture corrigée est reliée à son avoir et comment les documents sont exportés en cas de contrôle. Pour une correction, consultez Facture électronique erronée : faut-il un avoir ?.

Les erreurs à éviter

Imprimer puis supprimer le fichier

Le papier ne remplace pas l’original d’une facture reçue sous forme électronique.

Conserver seulement le PDF visible d’un Factur-X

Une nouvelle impression PDF peut retirer le XML intégré. Gardez le fichier Factur-X complet.

Transformer un XML en PDF puis jeter le XML

Le rendu facilite la lecture, mais le XML reste l’original à conserver.

Supposer que le logiciel garde tout pendant 10 ans

Vérifiez le contrat, l’export et les conditions de départ avant de dépendre d’un fournisseur unique.

Confondre validation et archivage

Un contrôle confirme certains éléments du fichier à un instant donné. Il ne crée pas, à lui seul, une archive légale ou probante.

Checklist avant de choisir une solution d’archivage

Posez ces questions à votre éditeur, à votre plateforme ou à votre prestataire :

1. Conservez-vous le fichier original exact ?
2. Le XML intégré au Factur-X est-il préservé ?
3. Puis-je exporter toutes mes factures sans conversion ?
4. Quelle est la durée contractuelle de conservation ?
5. Que devient l’accès si je résilie ?
6. Où les données sont-elles stockées ?
7. Comment l’intégrité et la traçabilité sont-elles assurées ?
8. Combien de temps faut-il pour répondre à une demande de contrôle ?
9. Les sauvegardes sont-elles testées ?
10. Puis-je récupérer l’index et les métadonnées avec les fichiers ?

Si la réponse à l’export des originaux est floue, demandez un test réel avant de signer.

Questions fréquentes

Faut-il conserver une facture électronique 6 ans ou 10 ans ?

Retenez 10 ans. En octobre 2026, le délai fiscal général est encore de 6 ans, mais le Code de commerce impose déjà 10 ans pour les pièces comptables. Le délai fiscal général passe également à 10 ans à partir du 1er janvier 2027.

Puis-je conserver uniquement mes factures sur ma plateforme agréée ?

Oui si le service souscrit couvre réellement la durée, le format original, l’intégrité, l’accès et la restitution nécessaires. Ne le supposez pas. Vérifiez le contrat et organisez un export de sécurité.

Un Factur-X doit-il rester au format PDF ?

Il doit rester dans son fichier hybride original, qui est un PDF/A-3 contenant un XML. Une copie PDF créée par impression peut perdre cette couche structurée.

Puis-je convertir un fichier UBL ou CII en PDF pour l’archiver ?

Vous pouvez produire un PDF de consultation, mais vous devez aussi conserver le XML original. Le PDF seul ne restitue pas nécessairement toutes les données du fichier reçu.

MaFactureOK conserve-t-il mes factures ?

Non. MaFactureOK analyse le document pour produire un résultat, mais n’est pas un service d’archivage. Consultez notre politique de confidentialité pour connaître les conditions de traitement et de suppression des fichiers.

Limites du service

Cet article présente les règles générales connues au 3 octobre 2026. Le point de départ du délai, les règles sectorielles, les litiges et certaines opérations peuvent nécessiter une conservation différente.

MaFactureOK contrôle les éléments affichés dans son résultat, mais ne fournit pas d’archivage légal et n’émet pas d’attestation de conservation. Le service n’est pas une plateforme agréée, ne transmet pas les factures et ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable, de votre avocat ou de votre conseil fiscal.