Facture d’acompte électronique : quand l’émettre, quelle TVA et comment la solder ?

Une facture d’acompte est une vraie facture. Elle ne doit pas être confondue avec un devis, un appel de fonds ou une facture pro forma. Dès qu’un acompte est encaissé, le vendeur doit en principe émettre une facture qui identifie l’opération, calcule la TVA exigible et s’intègre ensuite à la facture finale.

Dans le cadre de la réforme, cette facture devient électronique lorsque l’opération et les entreprises entrent dans le champ de l’obligation. Elle doit alors être transmise par une plateforme agréée, comme les autres factures concernées. Un PDF envoyé par courriel ne suffit pas à lui seul.

La réponse en une minute

Voici le bon enchaînement :

1. avant le paiement, vous pouvez envoyer un devis, une demande d’acompte ou une pro forma ;
2. lorsque l’acompte est encaissé, vous émettez une facture d’acompte numérotée avec la TVA applicable ;
3. à la livraison ou à la fin de la prestation, vous émettez la facture finale pour l’opération complète ;
4. cette facture finale rappelle l’acompte et déduit le montant déjà payé ;
5. le client ne paie que le solde restant.

La facture finale ne doit donc pas présenter le solde comme une nouvelle vente indépendante. Elle récapitule l’ensemble de l’opération, puis retire ce qui a déjà été réglé.

Devis, pro forma ou facture d’acompte : quelle différence ?

Ces trois documents ne produisent pas les mêmes effets.

| Document | Moment | Rôle | Facture comptable et fiscale | |---|---|---|---| | Devis | Avant l’accord ou le paiement | Décrire l’offre et obtenir l’accord du client | Non | | Demande d’acompte ou pro forma | Avant l’encaissement | Indiquer le montant à verser | Non | | Facture d’acompte | Après l’encaissement | Constater le paiement et la TVA devenue exigible | Oui | | Facture finale | Après la livraison ou la prestation | Récapituler l’opération et calculer le solde | Oui |

La mention « pro forma » ne transforme pas un document en facture. Elle indique justement que le document n’est pas destiné à être comptabilisé comme une facture définitive. Le client ne doit pas déduire la TVA à partir d’une simple pro forma.

Une facture d’acompte, au contraire, reçoit son propre numéro dans la séquence de facturation. Elle doit être conservée, comptabilisée et reliée à la facture finale.

Quand faut-il émettre la facture d’acompte ?

Le principe est l’émission d’une facture pour les acomptes versés avant la réalisation de l’opération, sous réserve de certaines exceptions prévues par les textes. En pratique, le point déclencheur à surveiller est l’encaissement.

Si le client accepte un devis prévoyant 30 % d’acompte mais ne paie pas encore, vous pouvez lui adresser une demande de paiement. Lorsque les fonds sont reçus, vous établissez la facture d’acompte avec la date correspondante.

L’opération future doit être suffisamment identifiée. Une somme reçue pour « des travaux à définir » ou « des produits à choisir » ne permet pas toujours de déterminer correctement la TVA. Le document doit décrire les biens ou services prévus avec assez de précision pour établir leur régime fiscal.

La facture comporte les mentions obligatoires habituelles : identité du vendeur et du client, numéro unique, date, description de l’opération, montants hors taxes, taux et montant de TVA, total toutes taxes comprises, ainsi que les mentions particulières liées au régime appliqué.

Quelle TVA appliquer sur un acompte ?

La règle dépend de la nature de l’opération et parfois de l’option fiscale du vendeur.

Acompte sur une livraison de biens

Depuis le 1er janvier 2023, la TVA sur un acompte relatif à une livraison de biens devient exigible au moment de son encaissement, dans la limite de la somme reçue. Cette règle suppose que les biens futurs soient désignés avec suffisamment de précision.

Le vendeur collecte donc la TVA correspondant à l’acompte. Le client professionnel peut exercer son droit à déduction lorsque les conditions sont remplies, notamment lorsqu’il détient une facture régulière et que la TVA est devenue exigible chez le vendeur.

Acompte sur une prestation de services

Pour une prestation de services, la TVA est en principe exigible lors de l’encaissement du prix ou de l’acompte. Une entreprise ayant opté pour le paiement de la TVA d’après les débits peut toutefois suivre une règle différente. Cette option doit être prise en compte dans le paramétrage du logiciel et dans la date de déclaration.

Et si plusieurs taux de TVA s’appliquent ?

Un acompte portant sur des lignes taxées à 20 %, 10 % et 5,5 % ne doit pas recevoir arbitrairement un seul taux. Il faut répartir la base de l’acompte entre les catégories de TVA correspondant aux biens ou services prévus.

Cette répartition doit rester cohérente avec le devis, la commande et la facture finale. Une ventilation approximative peut provoquer une différence de TVA, puis un rejet lors du contrôle des totaux.

Exemple complet avec un acompte de 30 %

Une entreprise vend une prestation pour 10 000 € hors taxes, soumise à 20 % de TVA.

| Élément | Montant | |---|---:| | Total hors taxes de l’opération | 10 000 € | | TVA totale à 20 % | 2 000 € | | Total toutes taxes comprises | 12 000 € | | Acompte de 30 % hors taxes | 3 000 € | | TVA sur l’acompte | 600 € | | Acompte encaissé toutes taxes comprises | 3 600 € |

La facture d’acompte constate 3 000 € hors taxes, 600 € de TVA et 3 600 € déjà payés.

La facture finale reprend l’opération complète : 10 000 € hors taxes, 2 000 € de TVA et 12 000 € toutes taxes comprises. Elle indique ensuite 3 600 € déjà versés. Le montant restant à payer est donc de 8 400 €.

Il serait trompeur d’émettre une facture finale portant uniquement sur 7 000 € hors taxes sans rappeler l’opération complète. Cette méthode rend le rapprochement plus difficile et peut conduire à comptabiliser deux fois ou à oublier une partie de la TVA.

Comment représenter l’acompte dans Factur-X, UBL ou CII ?

Une facture électronique ne se résume pas à son apparence. Les données visibles doivent aussi se retrouver correctement dans le fichier structuré.

Les points importants sont notamment :

• BT-3, le code du type de facture ;
• le code 386, couramment utilisé pour une facture d’acompte ordinaire ;
• BT-113, le montant déjà payé ;
• BT-115, le montant restant à payer ;
• la référence à la ou aux factures d’acompte antérieures ;
• la cohérence entre le total toutes taxes comprises, le montant payé et le solde.

La règle européenne BR-CO-16 vérifie en substance que le montant dû correspond au total toutes taxes comprises, diminué du montant déjà payé et ajusté d’un éventuel arrondi. Dans l’exemple précédent, le XML de la facture finale doit donc permettre de retrouver 12 000 €, 3 600 € déjà payés et 8 400 € à régler.

Les règles françaises actuelles reconnaissent aussi des contextes propres aux acomptes et aux factures finales après acompte. La facture finale ne doit pas conserver par erreur un type réservé à la facture d’acompte.

Pour choisir le format adapté, consultez Factur-X, UBL ou CII : quel format choisir ?. Si vous partez d’un PDF avec du texte exploitable, l’outil PDF vers Factur-X analyse d’abord les informations disponibles avant de proposer la création du fichier structuré.

Les huit erreurs les plus fréquentes

1. Utiliser la pro forma comme justificatif de TVA

Une pro forma prépare le paiement, mais ne remplace pas la facture d’acompte après encaissement. Le client risque de déduire une TVA sans disposer du bon justificatif.

2. Oublier la TVA sur un acompte de biens

Un ancien paramétrage peut encore appliquer la règle antérieure à 2023. Pour les acomptes concernés, la TVA est désormais exigible à l’encaissement.

3. Confondre un pourcentage hors taxes et toutes taxes comprises

« 30 % d’acompte » doit être défini sans ambiguïté. Dans l’exemple, 30 % du hors taxes produit 3 000 € de base et 600 € de TVA, soit 3 600 € à encaisser.

4. Déduire l’acompte seulement sur le PDF

Le PDF peut afficher un solde correct alors que le XML conserve le total intégral. La plateforme et le logiciel du client liront les données structurées, pas seulement la page visible.

5. Oublier BT-113 sur la facture finale

Si le montant payé n’est pas renseigné, BT-115 reste égal au total de la facture. Le client peut recevoir une demande de paiement excessive et la règle BR-CO-16 peut échouer.

6. Ne pas référencer la facture d’acompte

La référence permet au client de rapprocher le paiement, la TVA déjà comptabilisée et la facture finale. Sans elle, la piste d’audit devient moins claire.

7. Réutiliser le type d’acompte pour la facture finale

Le document final doit être identifié comme tel. Un mauvais code de type peut faire appliquer des règles inadaptées et provoquer un rejet.

8. Créer un trou ou un doublon dans la numérotation

La facture d’acompte appartient à la séquence des documents émis. Sa suppression ou sa renumérotation manuelle peut créer une anomalie. Notre guide sur la numérotation des factures détaille la conduite à tenir.

Procédure pratique pour émettre sans erreur

Avant de demander l’acompte, définissez le prix total, le pourcentage demandé, les taux de TVA et la nature précise de l’opération. Paramétrez aussi clairement si le montant annoncé est hors taxes ou toutes taxes comprises.

Après l’encaissement :

1. créez la facture d’acompte avec son numéro définitif ;
2. utilisez la date d’encaissement pertinente ;
3. appliquez la bonne ventilation de TVA ;
4. transmettez la facture par votre plateforme agréée lorsque l’obligation s’applique ;
5. conservez le lien entre devis, paiement et facture ;
6. enregistrez correctement l’encaissement et son statut.

Au moment de la facture finale :

1. reprenez toutes les lignes de l’opération ;
2. calculez les totaux complets ;
3. référencez chaque facture d’acompte ;
4. renseignez le montant déjà payé dans BT-113 ;
5. vérifiez que BT-115 correspond exactement au solde ;
6. contrôlez le PDF et le XML avant l’envoi.

Vous pouvez déposer le fichier sur Vérifier une facture reçue pour contrôler sa structure, ses totaux et les entreprises mentionnées. Le guide sur les erreurs de montant de TVA explique aussi les règles d’arrondi et de calcul par taux.

Questions fréquentes

Une demande d’acompte doit-elle être une facture électronique ?

Une simple demande de paiement ou une pro forma n’est pas la facture fiscale. Après encaissement, la facture d’acompte doit suivre les règles de facturation électronique lorsque l’opération entre dans le champ de la réforme et que l’entreprise est soumise à l’obligation d’émission.

Le client peut-il déduire la TVA dès le devis signé ?

Non. Un devis signé ne suffit pas. Le droit à déduction suppose notamment une TVA exigible et une facture régulière. Pour un acompte concerné, il faut donc disposer de la facture d’acompte correspondante.

La facture finale porte-t-elle seulement sur le solde ?

Elle doit récapituler l’opération complète, rappeler les acomptes et faire apparaître le montant déjà payé afin de calculer le solde. Elle ne doit pas masquer les montants déjà facturés et leur TVA.

Peut-on avoir plusieurs factures d’acompte ?

Oui. Chaque encaissement peut donner lieu à sa propre facture d’acompte. La facture finale référence alors les différents documents et additionne les montants déjà payés.

Que faire si le montant final change ?

La facture finale reprend le prix réellement dû et déduit les acomptes encaissés. Si la modification change les taux de TVA, la nature de l’opération ou dépasse un simple ajustement, faites valider le traitement par votre expert-comptable.

Un fichier Factur-X peut-il être visuellement juste mais techniquement faux ?

Oui. Le PDF peut montrer le bon solde alors que le XML intégré omet BT-113, contient un mauvais type de facture ou calcule un autre montant dû. Il faut contrôler les deux couches.

Limites du service

Cet article présente les règles générales applicables aux acomptes. Des exceptions existent selon la nature de l’opération, le lieu d’imposition, le régime de TVA et l’option éventuelle pour les débits. En cas de doute, faites valider le traitement par votre expert-comptable ou votre conseil fiscal.

MaFactureOK contrôle les données du fichier transmis et explique les incohérences détectées. Le service n’est pas une plateforme agréée, ne transmet pas les factures, ne tient pas votre comptabilité et ne décide pas de la date fiscale applicable à votre situation.