Facture rejetée ou refusée : faut-il faire un avoir ?
Rejetée par la plateforme, refusée par le client, émise par erreur : trois situations, deux procédures. Quand on renvoie sans avoir, quand l’avoir est obligatoire, et comment lire le message reçu.
4 min de lecturePar L’équipe MaFactureOK
Votre facture est partie, et un message revient : « rejetée », ou « refusée ». Beaucoup d’entrepreneurs font alors la même chose par prudence : un avoir, puis une nouvelle facture. C’est parfois inutile, et parfois même une erreur, parce qu’un avoir annule une facture qui, juridiquement, n’a jamais existé.
L’essentiel : une facture rejetée par une plateforme n’a jamais été émise. On la corrige et on la renvoie, sans avoir. Une facture refusée par le client a bien été émise. On l’annule par un avoir, puis on en émet une nouvelle. Une facture émise par erreur s’annule aussi par un avoir.
Rejet et refus ne sont pas la même chose
Depuis la réforme, chaque facture électronique suit un cycle de vie fait de statuts normalisés, échangés entre les plateformes agréées. Deux d’entre eux se ressemblent dans le vocabulaire courant et s’opposent dans leurs effets.
La facture rejetée
Le rejet est prononcé par une plateforme (la vôtre ou celle du destinataire) pour une raison technique : format invalide, donnée obligatoire absente, total incohérent, client introuvable dans l’annuaire, numéro déjà utilisé. La facture n’a pas atteint son destinataire.
Conséquence : elle est réputée non émise. Elle n’entre ni dans votre chiffre d’affaires déclaré, ni dans la comptabilité du client. Il n’y a rien à annuler.
La facture refusée
Le refus est une décision du client, après réception. Il conteste un prix, une quantité, une référence de commande, un article, une livraison. La facture est arrivée, elle a été lue, elle existe.
Conséquence : elle a été émise. Pour la corriger, il faut l’annuler par un avoir (note de crédit), puis émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro.
La facture émise par erreur
Doublon, mauvais client, prestation jamais réalisée : la facture est partie et a été acceptée. Elle existe donc, et se corrige comme un refus, par un avoir.
Comment savoir dans quel cas vous êtes
Le message reçu vous le dit, à condition de savoir le lire. La norme AFNOR XP Z12-012, reprise par les spécifications de l’administration, fixe une liste de motifs codés. Trois familles suffisent pour trancher :
| Ce que vous recevez | Qui parle | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Codes IRR_ (irrecevable) : fichier vide, illisible, trop lourd, type refusé | Votre plateforme | Régénérer le fichier depuis le logiciel et renvoyer. Pas d’avoir. |
| Codes REJ_ (rejet) : REJ_ADR, REJ_SEMAN, REJ_UNI, REJ_COH | Une plateforme | Corriger la donnée en cause dans le logiciel, renvoyer avec le même numéro. Pas d’avoir. |
| Motifs de refus : TX_TVA_ERR, PU_ERR, QTE_ERR, ART_ERR, DOUBLE_FACT, CMD_ERR | Votre client | Avoir, puis nouvelle facture (ou avoir partiel si seule une ligne est en cause). |
Un cas intermédiaire mérite une phrase : NON_TRANSMISE. Votre client existe dans l’annuaire mais n’a pas encore désigné de plateforme pour recevoir. La facture est déposée, pas transmise. Rien à corriger dans le fichier : contactez le client, la facture partira quand il aura activé sa réception.
Chaque motif a sa page dans notre liste des codes de rejet et de refus, avec la signification et l’action attendue. Si vous avez le message complet, collez-le dans le décodeur de rejet : il reconnaît les codes et les règles d’un coup, et vous dit lequel des trois cas s’applique.
Le même numéro, ou un nouveau ?
Après un rejet, vous renvoyez la facture corrigée avec le même numéro : la première n’a jamais existé, la séquence de numérotation reste continue. Certains logiciels refusent de rééditer une facture validée ; dans ce cas, annulez le brouillon ou utilisez la fonction de correction prévue par l’éditeur, mais n’émettez pas d’avoir.
Après un refus ou une erreur, l’avoir porte son propre numéro et référence la facture d’origine ; la facture de remplacement porte un nouveau numéro. C’est ce que demandent les mentions obligatoires d’une facture pour une facture rectificative.
Les deux erreurs qui coûtent du temps
Faire un avoir après un rejet. Vous annulez une facture inexistante : la comptabilité se retrouve avec un avoir orphelin, et le client avec un document qu’il ne peut rattacher à rien. À corriger ensuite, à la main.
Renvoyer sans corriger. Un rejet pour donnée absente ou incohérente se reproduira à l’identique. Avant de renvoyer, vérifiez le fichier : la page Vérifier une facture reçue accepte aussi vos propres factures et signale, règle par règle, ce qui manque et ce qu’il faut saisir.
Limites du service
Cet article décrit les principes généraux du cycle de vie des factures électroniques à la date du 6 septembre 2026. Les règles comptables et fiscales applicables à un avoir dépendent de votre situation et se confirment avec votre expert-comptable.
MaFactureOK traduit les codes de rejet et de refus et contrôle la conformité d’un fichier. Le site n’est pas une plateforme agréée, ne transmet aucune facture, ne connaît pas le contexte commercial de votre relation client et ne remplace ni votre logiciel de facturation ni votre plateforme.