Facture sans bon de commande : peut-elle être refusée ou rejetée ?

Une facture sans numéro de bon de commande n’est pas automatiquement invalide. En revanche, lorsque l’acheteur a établi un bon de commande avant la vente ou la prestation, son numéro doit figurer sur la facture. Son absence peut alors provoquer un refus du client, un rejet dans Chorus Pro ou un blocage dans le circuit de traitement.

La confusion vient du format électronique. Dans la norme EN 16931, la référence du bon de commande est le champ BT-13 et sa présence technique est facultative. Cela signifie qu’une facture peut passer certains contrôles de structure sans BT-13. Cela ne supprime pas l’obligation commerciale lorsque le bon de commande existe réellement.

La bonne question n’est donc pas seulement « le fichier est-il conforme ? », mais « l’acheteur avait-il émis une commande et quelle référence attend son système ? ».

La réponse en une minute

| Situation | Numéro de commande attendu ? | Conséquence probable | |---|---|---| | Aucun bon de commande n’a été établi par l’acheteur | Non, il n’existe aucun numéro à inventer | La facture ne doit pas être rejetée pour la seule absence de BT-13 | | L’acheteur a transmis un bon de commande avant l’exécution | Oui | Le numéro doit être repris sur la facture | | Le client privé exige une référence dans son processus d’achat | Oui, si elle a été communiquée et fait partie du circuit convenu | La facture peut être bloquée par son contrôle interne | | Le client est une entité publique et le marché fonctionne avec des bons de commande | Oui | Chorus Pro peut rejeter ou suspendre la facture si la référence manque ou ne correspond pas | | La prestation dépend d’un contrat récurrent, sans bon de commande | Pas nécessairement | La référence du contrat, BT-12, peut être plus adaptée | | Le fichier contient un numéro inventé ou celui d’un autre client | Non conforme au dossier réel | Le rapprochement échoue et une correction est nécessaire |

En pratique, demandez la référence au client avant d’émettre la facture. S’il confirme qu’aucun bon de commande n’existe, ne fabriquez pas de numéro pour satisfaire artificiellement un champ.

Le numéro du bon de commande est-il obligatoire sur une facture ?

Oui, mais seulement dans une situation précise. L’article L441-9 du Code de commerce prévoit que la facture mentionne le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur. Le ministère de l’Économie reprend la même règle dans sa liste des mentions obligatoires.

Trois conditions doivent donc être réunies :

1. le document est bien un bon de commande de l’acheteur ;
2. il a été établi avant la facturation ;
3. son numéro permet d’identifier la commande liée aux biens ou aux services facturés.

Si le client n’a jamais émis de bon de commande, le fournisseur ne peut pas renseigner une référence inexistante. Une demande interne arrivée après la prestation ne transforme pas rétroactivement un échange informel en bon de commande préalablement établi.

Cela ne règle pas forcément le désaccord commercial. Un contrat, un devis accepté ou des conditions d’achat peuvent prévoir qu’aucune prestation ne commence sans commande. Dans ce cas, le problème dépasse la facture : il faut aussi établir qui a autorisé la dépense et selon quelles conditions.

Pourquoi une facture techniquement valide peut-elle quand même être bloquée ?

Une validation technique et un contrôle métier ne répondent pas à la même question.

Le format EN 16931 décrit la référence du bon de commande dans le champ BT-13. Sa cardinalité est 0..1 : le champ peut être absent du fichier lorsque la facture n’est liée à aucun bon de commande. Un validateur générique ne connaît pas nécessairement le dossier d’achat du client. Il ne peut pas deviner qu’une commande PO-2026-1847 a été envoyée au fournisseur trois semaines auparavant.

Le système du client, lui, peut comparer la facture à ses données internes. Il contrôle par exemple :

• l’existence de la commande ;
• le fournisseur autorisé ;
• le montant encore disponible ;
• les lignes commandées et livrées ;
• le service destinataire ;
• la devise et les conditions de paiement.

Une facture peut donc respecter le schéma XML, les règles de calcul et la syntaxe Factur-X, UBL ou CII, tout en échouant lors du rapprochement avec la commande. Ce n’est pas une contradiction. Le premier contrôle examine le document, le second examine sa cohérence avec l’achat réel.

Notre guide sur la vérification d’une facture électronique distingue précisément les contrôles techniques, fiscaux et métier.

BT-13, BT-10, BT-12 et BT-14 : ne confondez pas les références

Plusieurs champs proches peuvent apparaître dans une facture électronique. Ils ne sont pas interchangeables.

BT-13 : la référence du bon de commande de l’acheteur

C’est le champ à utiliser lorsque le client a produit une commande. Il doit reprendre fidèlement la référence communiquée. Les espaces, préfixes, zéros et caractères particuliers peuvent compter dans un rapprochement automatisé.

BT-10 : la référence de l’acheteur

Cette information peut orienter la facture vers un service, une équipe, un chantier ou un centre de coût. Elle ne remplace pas automatiquement le bon de commande. Un client peut demander BT-10 sans avoir émis de commande, ou demander les deux références.

BT-12 : la référence du contrat

Elle est utile lorsque la facture dépend d’un contrat, notamment pour un abonnement ou une prestation récurrente. Si le client n’émet pas un bon de commande chaque mois, la référence du contrat peut constituer le lien métier pertinent.

BT-14 : le numéro d’ordre de vente du fournisseur

Cette référence vient du vendeur. Elle sert à suivre la vente dans son propre système. Elle ne doit pas être placée dans BT-13 simplement parce qu’elle contient le mot « commande » dans votre logiciel.

L’objectif est de transporter la bonne donnée avec le bon sens métier. Copier la même référence dans tous les champs peut masquer l’erreur à l’écran, mais ne garantit pas que le système de l’acheteur saura la traiter.

Client privé : quand peut-il refuser la facture ?

Dans une relation entre entreprises privées, l’absence du numéro est une anomalie lorsque l’acheteur avait préalablement établi le bon de commande. Le client peut demander une facture corrigée afin de rapprocher la dépense et de respecter son processus d’approbation.

Avant de conclure que la facture est irrégulière, vérifiez les éléments suivants :

1. le bon de commande a-t-il bien été envoyé au fournisseur ?
2. correspond-il à l’entité juridique facturée ?
3. couvre-t-il la prestation, les quantités et le montant concernés ?
4. une seule commande suffit-elle, ou la facture regroupe-t-elle plusieurs commandes ?
5. le client attend-il BT-13, une référence acheteur BT-10 ou une référence de contrat BT-12 ?

Un service comptable ne devrait pas demander au fournisseur de choisir un numéro au hasard. Il doit lui communiquer la référence correcte et, si nécessaire, préciser le format attendu.

À l’inverse, le fournisseur ne doit pas modifier silencieusement une facture déjà comptabilisée ou acceptée. Le traitement dépend du statut atteint par le document. L’article facture rejetée ou refusée : faut-il faire un avoir ? explique la différence entre un rejet technique, un refus métier et une correction après émission.

Client public : pourquoi Chorus Pro est-il plus strict ?

Pour la commande publique, l’article D2192-2 du Code de la commande publique prévoit des références supplémentaires. Lorsque le contrat est exécuté au moyen de bons de commande, la facture électronique doit comporter le numéro du bon. Dans les autres cas, elle doit indiquer les références du contrat ou le numéro d’engagement attribué par le système financier du destinataire.

Dans Chorus Pro, le numéro d’engagement juridique et le code du service peuvent aussi être paramétrés comme obligatoires par l’entité publique. Une facture peut alors être bloquée avant même son instruction si une valeur manque, ne correspond pas au destinataire ou n’existe pas dans le référentiel.

Si vous facturez une mairie, un ministère, un hôpital ou un autre organisme public :

• reprenez la référence figurant sur le bon de commande ou le marché ;
• identifiez le service destinataire exact ;
• vérifiez le SIRET public facturé ;
• ne confondez pas le numéro de devis avec l’engagement juridique ;
• contactez le gestionnaire indiqué sur la commande si une donnée manque.

Le guide facturer une mairie : Chorus Pro ou plateforme agréée ? détaille le circuit applicable au secteur public.

Comment corriger une facture sans numéro de commande ?

Avant l’envoi

C’est le cas le plus simple. Demandez au client si une commande a été créée, puis ajoutez la référence exacte dans le champ prévu par votre logiciel. Vérifiez ensuite que la valeur est bien présente dans les données structurées, pas uniquement imprimée dans le PDF visible.

Sur un Factur-X, la référence affichée et le XML intégré doivent rester cohérents. Sur un fichier UBL ou CII, contrôlez le champ sémantique correspondant au BT-13.

Après un rejet technique ou un blocage d’acheminement

Lisez le motif fourni par la plateforme. S’il indique une référence acheteur ou une commande manquante, demandez la valeur au client, corrigez la donnée à la source et retransmettez selon la procédure de votre plateforme. Conservez la trace du rejet et de la nouvelle transmission.

Ne créez pas une nouvelle facture au hasard pour contourner le message. La numérotation, le statut de la première émission et les règles de votre outil doivent être respectés. Notre guide sur la numérotation des factures couvre les trous, doublons et rejets.

Après un refus métier ou une comptabilisation

Ne remplacez pas le fichier sans historique. Déterminez avec le client si la facture doit être corrigée, annulée ou complétée par un document rectificatif. Le choix dépend du statut du document et de la nature de l’erreur, pas seulement du fait qu’un champ manque.

La facture peut-elle contenir plusieurs bons de commande ?

Une facture peut regrouper plusieurs opérations, mais le modèle standard prévoit une seule référence de commande au niveau du document dans BT-13. Les scénarios multi-commandes peuvent nécessiter des données plus détaillées, des extensions ou une organisation convenue avec la plateforme et l’acheteur.

Avant de regrouper plusieurs commandes, demandez au client si son système accepte ce cas. Certaines organisations imposent une facture par bon de commande afin d’automatiser le rapprochement. D’autres tolèrent un regroupement si chaque ligne reste associée à la bonne commande.

La solution la plus sûre n’est pas de concaténer plusieurs numéros dans un champ libre. Cette pratique peut rendre la facture lisible pour une personne mais inutilisable pour un logiciel.

Checklist avant d’envoyer la facture

• Le client a-t-il émis un bon de commande avant la prestation ?
• La référence correspond-elle à la bonne entité juridique et au bon établissement ?
• Le montant facturé reste-t-il couvert par la commande ?
• La commande autorise-t-elle une facture partielle ou plusieurs factures ?
• Le numéro figure-t-il dans BT-13 et dans la représentation lisible lorsque nécessaire ?
• Le client attend-il aussi une référence BT-10, un contrat BT-12 ou un code service ?
• Le fichier a-t-il été validé après sa génération finale ?

Vous pouvez vérifier une facture électronique pour contrôler sa structure, ses calculs, ses identifiants et les règles prises en charge avant transmission. Le résultat doit ensuite être complété par le rapprochement avec la commande réelle du client.

Questions fréquentes

Une facture sans bon de commande est-elle illégale ?

Non, pas si l’acheteur n’a jamais établi de bon de commande. Si un bon a été préalablement établi, son numéro doit figurer sur la facture. Il faut donc vérifier le dossier commercial avant de conclure.

Puis-je mettre mon numéro de devis à la place ?

Seulement si le client confirme que cette référence est celle attendue. Un numéro de devis du fournisseur, un ordre de vente et un numéro de commande créé par l’acheteur décrivent des objets différents.

Le champ BT-13 est-il obligatoire dans Factur-X ?

Il est techniquement optionnel dans le modèle EN 16931, car toutes les factures ne dépendent pas d’un bon de commande. Il devient nécessaire dans le cas métier où l’acheteur a préalablement établi cette commande.

Le client peut-il communiquer la commande après réception de la facture ?

Il peut fournir une référence pour débloquer son traitement, mais il faut préserver la chronologie réelle et ne pas présenter un document tardif comme s’il avait autorisé la dépense avant son exécution. Si le désaccord porte sur l’autorisation d’achat, il doit être réglé séparément.

Ma facture est valide selon un outil, mais le client la refuse. Qui a raison ?

Les deux résultats peuvent porter sur des contrôles différents. Le validateur peut confirmer la conformité technique du fichier, tandis que le client constate l’absence d’une référence exigée par sa commande. Consultez le motif exact et corrigez la donnée réelle, sans en inventer une.

Limites du service

MaFactureOK contrôle les formats Factur-X, UBL et CII, les règles techniques prises en charge, la cohérence des montants et certains identifiants d’entreprise. Le service peut détecter une référence présente ou mal structurée, mais il ne possède pas le système d’achat du client et ne peut pas savoir qu’un bon de commande externe aurait dû être associé à la facture.

Le résultat est un pré-contrôle. MaFactureOK n’est pas une plateforme agréée, ne transmet pas la facture et ne remplace ni le rapprochement avec la commande, ni l’examen contractuel, ni l’acceptation du destinataire.