Numéro de TVA invalide dans VIES : que faire de la facture ?

Non, un résultat VIES « non valide » ne prouve pas que le fournisseur fraude et n’interdit pas, à lui seul, de payer la facture. C’est toutefois une anomalie à éclaircir avant de valider le traitement fiscal du document. Vérifiez le numéro, l’identité du fournisseur et la réalité de l’achat, puis demandez une explication ou une facture corrigée si nécessaire.

Dans MaFactureOK, une réponse officielle « non valide » apparaît comme une erreur rouge et conduit au verdict « Facture invalide » pour les contrôles réalisés. Cela signifie que le numéro de TVA indiqué ne peut pas être confirmé en l’état. Ce verdict ne dit pas que la prestation est fictive, que l’IBAN est frauduleux ou que la dette commerciale n’existe pas.

« Non valide » et « vérification impossible » sont deux résultats différents

VIES est le système européen qui interroge les bases nationales de TVA. La Commission européenne précise qu’il s’agit d’un moteur de recherche, et non d’une base de données centrale. Le résultat dépend donc des informations détenues par l’État membre concerné.

| Résultat | Ce qu’il signifie | Le bon réflexe | |---|---|---| | Valide | La base nationale confirme l’enregistrement TVA pour les échanges intra-européens au moment du contrôle. | Conserver la trace, puis poursuivre les autres vérifications de la facture. | | Non valide | Le numéro n’est pas confirmé dans la base nationale interrogée. | Vérifier la saisie et le fournisseur, puis demander une correction ou une confirmation officielle. | | Service indisponible | VIES ou une base nationale n’a pas pu répondre. Aucun verdict n’a été obtenu. | Attendre quelques minutes et réessayer plus tard. |

Cette distinction est essentielle. Une panne de VIES n’est pas un numéro invalide. MaFactureOK affiche alors « Vérification incomplète » et invite à réessayer, sans transformer l’indisponibilité en anomalie de la facture.

À l’inverse, un résultat « valide » ne certifie pas toute la facture. Il ne prouve ni la livraison, ni le taux de TVA appliqué, ni l’identité bancaire du bénéficiaire. Il confirme uniquement l’enregistrement interrogé.

Pourquoi VIES peut-il répondre « non valide » ?

La Commission européenne donne trois explications principales :

1. le numéro n’existe pas ;
2. il n’a pas été activé pour les opérations intra-européennes ;
3. l’enregistrement n’est pas encore achevé ou la mise à jour n’est pas encore visible.

Une faute de saisie reste également possible. Pour un numéro français, la structure attendue est FR, suivie d’une clé de deux caractères et du SIREN à neuf chiffres. Une clé calculée correctement prouve seulement que la forme du numéro est plausible. Elle ne prouve pas que le numéro est actif.

Une entreprise peut donc être active au registre et ne pas être confirmée dans VIES. À l’inverse, un numéro VIES valide ne dispense pas de vérifier que la raison sociale, le SIREN, l’adresse et la facture correspondent bien au même fournisseur.

Le bon réflexe dépend du type de facture

Fournisseur français qui facture de la TVA

Le numéro de TVA du fournisseur fait partie des informations attendues sur la facture. S’il ressort non valide, commencez par comparer les neuf derniers chiffres avec le SIREN, puis contrôlez l’entreprise dans l’Annuaire des Entreprises.

Le BOFiP sur le droit à déduction apporte une nuance importante : une omission ou une inexactitude isolée ne fait pas nécessairement disparaître le droit à déduction lorsque l’opération est réelle et que les conditions de fond sont établies. En revanche, la TVA doit avoir été légalement facturée. Un numéro non confirmé mérite donc une correction ou des justificatifs, pas une conclusion automatique.

Fournisseur établi dans un autre État membre

VIES est précisément conçu pour vérifier l’enregistrement dans le cadre des échanges transfrontières au sein de l’Union européenne. Un résultat non valide peut remettre en question le traitement TVA prévu pour l’opération, sans indiquer à lui seul quel autre régime appliquer.

Service-Public Entreprendre recommande, pour un partenaire européen non confirmé, de demander une attestation d’assujettissement délivrée par son administration fiscale. Ne changez pas vous-même le taux, l’autoliquidation ou la facture sur la seule base du résultat VIES.

Fournisseur qui ne facture pas de TVA

Une entreprise relevant d’un régime de franchise peut ne pas facturer de TVA. Dans ce cas, il n’y a pas de TVA à déduire et l’absence de confirmation VIES ne doit pas être interprétée comme une fraude. Vérifiez plutôt l’identité de l’entreprise et la mention légale portée sur la facture. Le cas est expliqué dans Franchise en base de TVA et facturation électronique.

Six vérifications avant de décider

1. Relisez le numéro caractère par caractère. Vérifiez le préfixe pays, les espaces, les confusions entre lettres et chiffres et la correspondance avec le numéro transmis dans le contrat ou le devis.
2. Pour un numéro français, comparez le SIREN. Les neuf derniers chiffres doivent correspondre au SIREN du fournisseur. Vous pouvez vérifier le SIREN ou le SIRET au registre officiel.
3. Comparez l’identité complète. Raison sociale, adresse, état de l’entreprise et date éventuelle de cessation doivent être cohérents. Si le fournisseur apparaît cessé, consultez Fournisseur radié : que faire de sa facture ?.
4. Rapprochez la facture de l’achat réel. Devis, commande, bon de livraison, contrat et échanges permettent de confirmer l’opération. VIES ne réalise pas ce contrôle.
5. Contactez le fournisseur par un canal déjà connu. N’utilisez pas uniquement les coordonnées découvertes sur la facture douteuse. Demandez quel numéro doit figurer et pourquoi le résultat n’est pas confirmé.
6. Conservez une trace datée. La Commission européenne recommande de garder la preuve du contrôle en cas de vérification fiscale. Conservez également les nouvelles tentatives et la réponse du fournisseur.

L’anomalie peut justifier une mise en attente dans votre circuit interne le temps de ces contrôles. Elle ne crée pas, à elle seule, une interdiction légale de payer. Il faut distinguer le paiement de la dette commerciale, la correction du document et la décision de déduire la TVA.

Que demander au fournisseur ?

Si le numéro contient une erreur, demandez une facture corrigée. Ne modifiez jamais vous-même une facture émise par un tiers. Si le fournisseur affirme que son activation est en cours, demandez une confirmation datée de son administration fiscale. Pour une entreprise française, le fournisseur peut faire régulariser sa situation auprès de son service des impôts des entreprises.

Vous pouvez envoyer ce message :

Bonjour, lors du contrôle de votre facture n° [numéro], le numéro de TVA [numéro] ressort « non valide » dans VIES. Pouvez-vous vérifier ce numéro et nous transmettre, selon le cas, une facture corrigée ou une confirmation de votre administration fiscale ? Le traitement de la facture est mis en attente le temps de cette vérification. Merci.

Une simple confirmation écrite du fournisseur peut aider à comprendre la situation, mais elle ne remplace pas toujours une facture corrigée, une activation VIES ou une attestation officielle.

Si la facture est déjà payée ou la TVA déjà déduite

Ne corrigez pas une déclaration de TVA sur le seul résultat d’un nouveau contrôle VIES. Réunissez d’abord la facture, la preuve de l’achat, le résultat daté, les échanges et tout document rectificatif reçu.

Si le fournisseur a facturé une TVA qu’il n’était pas légalement autorisé à facturer, la présence du montant sur la facture ne suffit pas à créer le droit à déduction. La voie normale consiste à demander la régularisation au fournisseur. Pour un montant significatif, un fournisseur injoignable ou une déclaration déjà déposée, faites valider la démarche par votre expert-comptable. Le sujet est détaillé dans Déduction de TVA refusée : quand le problème vient du fournisseur.

Comment MaFactureOK présente le résultat

Sur Vérifier une facture reçue, MaFactureOK extrait les identifiants du vendeur et de l’acheteur d’un fichier Factur-X, UBL ou CII. Seuls ces identifiants sont envoyés aux services officiels nécessaires au contrôle, pas le contenu complet de la facture.

• si VIES confirme le numéro, le rapport indique qu’il a été vérifié ;
• si VIES répond réellement « non valide », le rapport affiche une erreur rouge et demande de vérifier le numéro ;
• si le service ne répond pas, le rapport affiche une vérification indisponible et invite à réessayer.

Pour un numéro français déjà publié dans la source officielle de la DGFiP associée au registre des entreprises, la confirmation peut provenir directement de ce registre sans nouvel appel à VIES. Vous pouvez aussi vérifier un numéro de TVA français. Pour un numéro d’un autre État membre pris isolément, utilisez le service VIES officiel.

Questions fréquentes

Un numéro « non valide » prouve-t-il une fraude ?

Non. Il peut être inexistant, non activé pour les échanges intra-européens ou encore en cours d’enregistrement. C’est un signal officiel à traiter, pas une qualification de fraude.

Une entreprise active peut-elle avoir un numéro non confirmé ?

Oui. L’existence juridique de l’entreprise et son enregistrement TVA sont deux informations différentes. Vérifiez les deux.

Que faire si VIES est indisponible ?

Attendez quelques minutes, puis recommencez plus tard dans la journée. Ne présentez jamais une panne comme un résultat négatif et conservez la trace de la tentative si la facture doit être traitée rapidement.

Un résultat VIES valide suffit-il pour payer ?

Non. Il ne confirme pas la prestation, le prix, le taux de TVA, l’IBAN ou l’absence de fraude. Il constitue une vérification parmi celles du dossier fournisseur.

Limites du service

Un contrôle VIES est daté et dépend des données nationales disponibles. MaFactureOK restitue ce résultat et le distingue d’une indisponibilité technique, mais ne détermine pas le régime de TVA applicable à l’opération. Le service ne certifie ni la réalité de la prestation, ni le droit à déduction, ni les coordonnées bancaires.

MaFactureOK n’est pas une plateforme agréée, ne transmet aucune facture et ne remplace pas votre expert-comptable, votre fournisseur ou l’administration fiscale. En cas de doute persistant, demandez une correction et un avis adapté à votre situation.